Календарь бронирований: чем синхронизировать и как избегать овербукинга

Если вы когда-нибудь сдавали квартиру посуточно, то наверняка знаете, что бронирования — это одновременно и радость, и головная боль. С одной стороны, приятно, когда ваше жильё не простаивает, а приносит доход. С другой — удержаться от путаницы в датах, гостях и сообщениях бывает непросто, особенно если вы размещаете объявления сразу на нескольких площадках. А ещё этот пресловутый овербукинг — когда на одну и ту же ночь внезапно приезжают сразу две компании. В общем, держать руку на пульсе календаря — искусство, достойное отдельной статьи. Вот и поговорим сегодня о том, как синхронизировать календари бронирований и не попасть впросак.

Почему календари — это не просто украшение профиля

«Записал в тетрадку — и порядок», — скажете вы. Возможно, лет десять назад это и работало, но сейчас, когда у каждого второго собственника на телефоне минимум три приложения для аренды, а гости бронируют за час до заезда, бумажные записи быстро превращаются в сборник анекдотов. Современный арендодатель ведёт сразу несколько календарей: Airbnb, Booking, Авито, собственный сайт, иногда ещё парочка региональных или зарубежных площадок. Каждый сервис хочет эксклюзив, а вы хотите спокойствия и чтобы квартира не стояла пустой.

Вот тут и начинается веселье. Представьте: кто-то снял квартиру на Booking, а вы забыли вручную закрыть эти даты на Airbnb. Или наоборот — пришло бронирование на Авито, а в календаре на других площадках тишина. Через пару дней — звонок: «Здравствуйте, мы уже у подъезда!» А у вас в это время другие гости на кухне чай пьют. Овербукинг. Классика жанра. И если на отеле это решается переселением в соседний номер (хотя и там бывают скандалы), то у частного жилья всё сложнее.

Как работает синхронизация: магия или простая математика?

Не будем усложнять. Синхронизация календарей — это обмен информацией между разными площадками, чтобы все они знали, когда ваша квартира занята, а когда свободна. Основа этого обмена — файлы в формате iCal (сокращённо от iCalendar). Это такие специальные ссылки, которые «рассказывают» другим сервисам о ваших бронированиях. Скопировали ссылку — вставили на другую платформу — и вуаля, даты блокируются автоматически.

Но не всё так безоблачно. Есть нюансы:

Скорость обновления. Некоторые площадки синхронизируют календари раз в час, другие — раз в сутки. Да, кто-то скажет: «Зато без моего участия!» Но если у вас популярная квартира, за сутки может набежать три бронирования.
Человеческий фактор. Один раз неправильно вставили ссылку — и всё, никакой магии не будет. Или забыли экспортировать календарь, а потом удивляетесь: «Почему у меня гости в один день?»
Не все площадки дружат друг с другом. Старые добрые Авито, Циан и некоторые локальные сайты могут не поддерживать iCal вовсе. Тут придётся вспоминать тетрадку и работать руками.

В общем, синхронизация — это не волшебство, а автоматизация. Только вместо заклинаний — ссылки и кнопки. Но работать это может очень даже здорово, если всё сделать правильно.

Виды календарей: с чем мы вообще имеем дело

Давайте разберёмся, какие бывают календари. Не все они одинаковы, и у каждого свои тараканы.

Встроенные календари площадок

Самый популярный вариант. Почти каждая платформа аренды предлагает свой календарь. Выглядит симпатично, работает автоматически, но только в рамках одной площадки. Если вы размещаете квартиру только на Airbnb — вообще никаких проблем. Открыл, посмотрел, отметил даты, когда уезжает тёща, и всё в порядке.

iCal-календари (экспорт и импорт)

Главное оружие многопрофильного арендодателя. Суть простая: каждая площадка генерирует специальную ссылку для вашего календаря (вот она, длинная и страшная). Эту ссылку вы копируете и вставляете в настройки других сервисов. Получается такая паутина взаимосвязей: Airbnb узнаёт о бронированиях с Booking, Booking — о гостях с Авито, и так далее. Система работает, пока вы не забыли обновить или проверить все эти ссылки.

Собственные календари и CRM-системы

Для продвинутых — отдельные программы-агрегаторы. Существуют сервисы, которые берут на себя все хлопоты: вы заводите в них свою квартиру, подключаете все площадки, а система сама следит за бронированиями. Иногда такие штуки стоят денег, но иногда (особенно если у вас одна-две квартиры) можно найти бесплатные версии. Удобно, когда бизнес растёт, и вы не хотите «потерять» пару броней на даче, пока сидите в офисе.

Овербукинг: как его избежать и не поседеть раньше времени

Овербукинг — это тот случай, когда хочется воскликнуть: «Ну как же так?». Казалось бы, всё просто: если квартира уже забронирована, она должна быть недоступна для других гостей. Но жизнь любит подкидывать сюрпризы. Вот главные причины овербукинга:

Медленная синхронизация между площадками.
Ошибки при ручном обновлении календарей.
Несовместимость сервисов (например, одна платформа не поддерживает iCal).
Забыли отменить бронь после отмены гостя.
Бронирования по телефону или мессенджеру, которые не занесены в онлайн-календарь.

Что делать, чтобы не попасть впросак?

Старайтесь по максимуму автоматизировать процесс. Даже если площадка не поддерживает iCal, заведите себе Google Календарь и внесите туда все бронирования.
Проверяйте календари хотя бы раз в день, особенно если у вас высокий спрос.
Не забывайте про ручные бронирования — если кто-то позвонил и снял квартиру, сразу же занесите эти даты во все календари.
Если работаете через агрегатор, не полагайтесь только на него: иногда сервисы «падают» или лагируют.
Не стесняйтесь напоминать себе о важных датах с помощью напоминаний на телефоне. Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Ну и конечно, если всё-таки случился овербукинг, не паникуйте. Позвоните гостям, объясните ситуацию, предложите компенсацию — например, скидку на следующий раз или помощь в поиске альтернативы. Большинство людей понимает, что техника тоже ошибается.

Сравнение популярных площадок: кто умеет синхронизироваться, а кто — нет

Где проще всего синхронизировать календари, а где придётся побегать с блокнотом?

Airbnb — поддерживает экспорт/импорт iCal, работает быстро, но иногда бывают задержки до 2 часов.
Booking.com — тоже дружит с iCal, но обновление иногда идёт с задержкой (в среднем раз в 2-3 часа).
Авито — iCal не поддерживает, всё вручную. Старайтесь не забывать закрывать даты после бронирования.
Суточно.ру — поддерживает экспорт и импорт iCal, но иногда глючит. Проверяйте вручную хотя бы раз в пару дней.
Ваш сайт — всё зависит от того, какой движок используете. В идеале — подключить iCal или хотя бы Google Календарь.

Если сдаёте на нескольких площадках, не ленитесь раз в неделю проверять, не «отвалились» ли какие-нибудь ссылки или не слетели настройки. Иногда сервисы обновляются, и старые ссылки перестают работать.

Советы для тех, кто хочет спать спокойно

Как бы ни хотелось, чтобы всё работало само, иногда приходится включать «режим параноика» и перепроверять. Вот несколько советов от опытных арендодателей:

Не используйте только один способ синхронизации. Лучше иметь запасной вариант — например, Google Календарь или обычную таблицу Excel.
Если у вас есть помощник или горничная, дайте им доступ к календарю, чтобы они тоже могли отслеживать заселения и выезды.
Заведите традицию: каждый вечер перед сном — пять минут на проверку календарей. Это проще, чем потом объяснять двум семьям, почему обеим не хватает дивана.
Периодически тестируйте работу календарей: забронируйте «для себя» на разных площадках и посмотрите, как быстро блокируются даты.
Не бойтесь отменять бронирования, если что-то пошло не так. Главное — делайте это заранее и с объяснениями, чтобы не портить репутацию.

А ещё не забывайте про человеческое общение. Иногда проще один раз позвонить гостю и уточнить детали, чем потом разгребать недоразумения через переписку и техподдержку.

Когда стоит переходить на профессиональные инструменты

Если у вас одна квартира, возможно, все эти советы покажутся избыточными. Но если у вас уже 3-4 объекта, а бронирования идут каждый день, пора задуматься о профессиональных инструментах. Вот когда стоит сделать этот шаг:

Когда вы начали путаться в датах и терять бронирования.
Когда количество площадок перевалило за три.
Когда у вас появились помощники и нужно делегировать задачи.
Когда вы хотите развивать бизнес, а не тратить вечера на ручное обновление календарей.

На рынке много CRM-систем для аренды жилья. Они стоят денег, но иногда экономят куда больше — и нервов, и времени. Подключайтесь постепенно: начните с бесплатной демо-версии, посмотрите, удобно ли вам, а потом уже решайте, стоит ли покупать полноценную подписку.

Главное — не бойтесь автоматизировать. Да, иногда техника подводит. Но, как говорится, лучше один раз ошибиться из-за компьютера, чем каждый день из-за собственной забывчивости.

Финал без морали

В мире посуточной аренды календари давно перестали быть просто бумажкой на холодильнике. Это ваши нервы, ваш доход и ваше спокойствие. Хочется, чтобы всё работало само, но пока это мечты из будущего. Поэтому берите на вооружение все доступные средства: синхронизацию, напоминания, таблицы и приложения. Не ленитесь проверять, не стесняйтесь учиться новому и не пугайтесь ошибок — они бывают у всех. Главное — не попадать в ситуацию, когда к вам одновременно приезжают две разные компании. Хотя, если вы любите приключения, этот способ тоже имеет право на жизнь. Только тогда уж запасайтесь чаем и тапочками — для всех гостей сразу.